TEAMONTWIKKELING? KNOW THYSELF!

Moe.

Ik tref ze steeds vaker aan. Teams in organisaties die moe zijn. Moe van de veranderingen die op ze af komen, de nieuwe werkwijzen waaraan ze mee moeten doen. Het zoveelste nieuwe veranderkundige ‘speeltje’ of model/concept dat wordt geprobeerd. Meestal omdat de vorige niet hielp.

De o zo verleidelijke Vlucht Voorwaarts

Stemmen om hen heen zeggen dat het ‘eigenlijk allemaal anders zou moeten’. Omdat het financieel krapper wordt, de klanttevredenheid daalt, het in de samenwerking schuurt, resultaten tegenvallen of concurrenten wel… De stemmen van buiten slijten tot stemmen van binnen. Ze verworden tot aangenomen waarheden over ‘dat er toch echt iets moet gebeuren’ en gaan werken als een schrijnend mantra dat langzaam afbreekt. En met ‘omdat het echt anders moet’ start de volgende Vlucht Voorwaarts. Naar weer nieuwe concepten, werkmethoden, andere omgang met elkaar, ‘terug naar de bedoeling’ van de organisatie. Het woord teamontwikkeling of noodzaak/urgentie er aan vastknopen en de meeste mensen volgen vanuit schuld, schaamte of gewoon omdat ze niets beter weten.

Over de horizon gekeken leidt het tot een oneindige serie korte sprints met steeds minder hersteltijd tussendoor. Een effectief trainingsinstrument als je dat een paar halve uurtjes per week doet, desastreus als je 8 uur per dag in die realiteit zit.

Voor deze race heb je een andere auto nodig

We leven in een wereld van ongekende snelheden en verbindingen die leiden tot elkaar steeds sneller opvolgende veranderingen. Tempo en omvang daarin nemen verder toe. Iets is nog niet uitgedacht of het is alweer ingehaald. Veel teams leven onbewust met hun aandacht gericht op die buitenwereld. Omdat dat decennia lang heeft gewerkt. Baseer je besluiten en strategieën op wat er om je heen gebeurt… en je kon zo vijf jaar verder! Nu red je het een maand… een week… een dag? De vermoeidheid is vaak een echo van je eigen systeem, dat gewoonweg de snelheid van de buitenwereld niet bij kan benen. En het mooie is, dat hoeft ook helemaal niet! Juist vermoeiende en drukke tijden en een versnellende buitenwereld hebben baat bij vergroten van het eigen bewustzijn door rust te nemen en stil te staan. Of je nou leider, team of organisatie bent.

Know thy self

“Ik was zo blij dat we ons zelf op een dieper niveau erkenning gaven voor het feit wat we waren: een geoliede massaproductiemachine die maandelijks gezamenlijk er gewoon voor zorgde dat er 3.000 loonstroken en honderden mutaties op tijd en zonder fouten worden gemaakt. Niks meer, niks minder. Dat gaf zoveel ruimte. Gewoon blij te zijn met waar we voor stonden, zonder te vergelijken met andere teams. Dat daar bepaalde mensen bij passen. En dat bij ons dus ook hoort dat we strakke processen en procedures volgen, ook al vindt ‘onze klant’ dat niet altijd leuk. Niet omdat we streng of stug zijn, maar omdat we gewoon heel veel werk in korte tijd met zo weinig mogelijk fouten, vertraging en gebruik van middelen willen doen. Waar onze klanten uiteindelijk weer baat bij hebben. De mensen lopen hier nu een stuk trotser rond. Het is nu ook makkelijker om niet mee te gaan allerlei poespas en ideeën van lieden om ons heen. We kunnen veel scherper selecteren waar ons proces, ons werk, ons team baat bij heeft.” (Manager Personele en Salarisadministratie (PSA). 

Creëer een bewust startpunt voor (team)ontwikkeling

Veel teams beginnen behoorlijk willekeurig aan teamontwikkeling. Met instrumenten die leuk klinken, helemaal hip zijn, die de buren gebruiken of omdat het moet. Zonder een duidelijke, laat staan gedragen, ontwikkelbehoefte of -richting. Waarbij gewenste resultaten vaak vooraf niet benoemd zijn. En of het instrument werkelijk past bij wat er nodig is? Die vraag hoor ik zelden gesteld. Deze 5 vragen kunnen je als team (en organisatie!) ondersteunen om tot een gedegen startpunt voor ontwikkeling te komen:

1. Welk werk doen we hier eigenlijk?

Het klinkt zo makkelijk. En meestal wordt het direct en zonder nadenken overgeslagen. Maar wat is het nou werkelijk dat er wordt gedaan en geleverd in het team (en organisatie!). En hoe typeren die werkzaamheden zich? Is het standaard in massa? Maatwerk of uniform? Vraag/aanbod gestuurd? Zet het maar eens op een rij. Voor welke klanten leveren we welke producten/diensten? Deze laatste is extra leuk voor teams in Bedrijfsvoering en Staf/Ondersteuning! Welke vaardigheden, houding en gedrag vraagt het dagelijks om dat tot een succes te maken? Welk type mens trekt dat aan en past daarbij? Wat is het eigene aan dit werk? Het gaat niet om de antwoorden. Juist door deze vragen bewust samen te doorvoelen en hier woorden aan te geven, ontstaat ruimte voor het eigene, unieke van het team. Houvast van binnen. Eigenwaarde vanuit de essentie van wat je doet. Dat is voor hoogopgeleide sales mensen die dagelijks zelfstandig het land doorkruizen en bij klanten hun werk doen iets heel anders dan de groep mensen die dag in dag uit met een machine samen fysieke producten maakt.

2. Hoe hebben we dat nu georganiseerd?

Als duidelijk is wat er wordt gedaan en geleverd volgt het hoe. Organiseren is niets anders dan ‘werk verdelen’. Hoe is het werk over de mensen verdeeld? Werkt iedereen parallel aan zijn/haar eigen product? Werken mensen samen aan een product of dienst? In volgorde? Is er sprake van een proces en hoe ziet dat er uit? Waar liggen de afhankelijkheden binnen en buiten het team en hoe zwaar zijn die? Welke vormen van afstemming zijn er? Hoe wordt er informatie uitgewisseld en besloten? Wie coördineert, stuurt aan en op welke zaken?

Iedere manier van organiseren heeft ook maar gewoon diens eigen voor- en nadelen. Organiseren is kiezen voor een bepaalde vorm. Door in kaart brengen hoe dat er nu uitziet met de ervaren voor- en nadelen vergroot je het bewustzijn erover en kun je scherper zien en voelen waar het werkelijk zit.

“Het team morde al een tijdje over drukte en gebrek aan steun van teamleden als het even misliep. We zagen elkaar te weinig en het was zelfs zo dat bij veel overleggen mensen regelmatig niet op kwamen dagen. Het team en ik dachten: tijd voor een teamdag over communicatie, teamgevoel en elkaar eens even goed in de ogen kijken. Want zo willen we niet samenwerken. Maar toen ik de teamdag ging voorbereiden met de begeleider en met aandacht en in rust uittekende hoe onze manier van organiseren er nu uitzag, gebeurde er iets bijzonders. Ik keek naar de tekening en voelde: wat een zootje. We hadden 6 verschillende manieren van sturen georganiseerd die ook nog eens door elkaar heen liepen. Allemaal na elkaar ontstaan met goede bedoelingen, door de jaren heen. Maar samen… Gevolg was een waslijst aan overlegvormen, overal ‘coördinatoren’ voor en onduidelijkheid over wie waarover besloot. Waardoor uiteindelijk veel besluiten weer op mij aankwamen. Geen wonder dat het teamgevoel daalde, en mensen niet meer op kwamen dagen op overleggen. Het kostte ze veel tijd en bracht ze niets. De teamdag hebben hebben we besteed aan uitgebreid samen in kaart brengen hoe het nu georganiseerd was. Met het zelfde gedeelde gevoel en direct ideeen voor vermindering!” (Manager Onderwijs).

3. Wat is er nodig?

Deze vraag is expres zo geformuleerd en ook op dit punt. Vanuit de aard van het werk en de wijze van organiseren nu, doemen waarschijnlijk al de eerste ideeën op voor verandering of verbetering. Als je niet uitkijkt kan het hier persoonlijk worden. En gaat het over wat iedereen zelf vindt en wil. Daarom is het goed om eerst tijd te besteden aan wat het team denkt ‘dat er nodig is’. Dan wordt een ieder uitgenodigd om eerst te kijken naar waar je als team het werk wilt ontwikkelen, verbeteren. Welke resultaten zijn van belang? Wat wil het team in het werk zelf ervaren? Wat is afgestemd op en draagt bij aan het grotere geheel van de organisatie en de wereld daarom heen? Hoe groot is de stap of ambitie die men wil zetten?

4. Wat zou ik en zouden we graag willen?

Vervolgens heeft een ieder de ruimte om het beeld uit ‘wat er nodig’ is, te verbinden aan de eigen belangen en verlangens. Dat is goed kijken bij jezelf. Welke plek neem je zelf in? Welke wensen heb je daarin? Hoe kijk je zelf naar wat er nu voorligt? Zelfonderzoek en een open gesprek daarover met elkaar geeft de mogelijkheid om samen te puzzelen aan meer afstemming tussen organisatiebelangen en eigen belangen en verlangens. Alleen daar ontstaat meer ruimte voor ieders eigen motivatie om bij te dragen. Dit is geen makkelijke stap en des te essentiëler. Het kan dichtbij komen en vraagt een omgang met elkaar dat het er in basis ‘mag zijn’ wat een ieder inbrengt.

5. Hoe ziet ONZE ontwikkelroute er dan uit?

De combinatie van ‘wat er nodig is’ en ‘wat zou ik en zouden we willen’ maakt het hier en nu voor ieder individueel en voor het team als totaal helder. Nu is het zaak een ontwikkelroute vorm te geven die hier uit voortvloeit. Dat kan een mix van van alles zijn: (team)trainingen, herontwerp van producten/diensten/processen, vormen van onderzoek, innovatie, andere manieren van werken. Met individuele en gezamenlijke onderdelen. Het kan over inhoud, gedrag of bewustzijn gaan. En neem gerust een (half) jaar de tijd. There are seldom quick wins in organisatieontwikkeling. Wat het ook zij, het zal meer samenhangend zijn en vanuit de 5 vragen meer afgestemd zijn op:

• Het eigene van het teamwerk en de mensen die dat nu doen
• Op welke wijze dat nu is georganiseerd met de ervaren voor- en nadelen erbij
• Een eigen visie op wat nodig is
• De eigen wensen en verlangens

‘Zelfsturend team? Mwhoaaa…’

En kijk dan maar eens vanuit dit verscherpte teamvizier dat je nu hebt naar de ontwikkelingen en veranderingen die op je af komen vanuit de organisatie om je heen of daar buiten. Wat past daar werkelijk in? Wat draagt daar werkelijk aan bij? Meer zelfsturend worden als team? Klantgerichter werken? Noem ze maar op. Daar kun je nu onderbouwd nee tegen zeggen dan wel vorm en inhoud aan geven vanuit de eigen visie en verlangens. Dat is precies het verschil tussen ‘ergens op reageren’ en ‘ergens vanuit jezelf antwoord op geven’.

Geniet van het vergroten van je teambewustzijn

Ik wens alle teams en organisaties wat meer bewuste ontwikkeling toe. Losser van de waan van de immer sneller wordende wereld waarin ze een plek innemen en vrijer van de krachten en meningen die ze omringen. En wil je daar handen en voeten aan geven? Vanuit Consciente ondersteun ik je team en organisatie graag om de boel op gang te brengen.

“Er waarde al een tijdje rond dat we ‘niet zo’n hecht team zouden zijn’. We dachten dat zelf ook. In werkoverleggen zaten we elkaar met zijn 13en gefrustreerd aan te kijken, begrepen we elkaar vaak niet en kwamen nauwelijks tot besluiten of verandering. Tot we met wat begeleiding een wat essentiëler gesprek hielden over ons werk, het product dat we leverden en de manier waarop we dat deden. De situatie was dat we allemaal ons eigen interne klantpakket bedienden, ieder met zijn unieke stijl en eigen werkproces. Toen kwam het inzicht dat we een ‘team’ waren van mensen die allemaal solo en los van elkaar op eigen wijze klantgericht slechts ongeveer hetzelfde deden. Geen wonder dat we ons geen ‘hecht team’ voelden want in het werk zelf was er op dit moment gewoon bar weinig afhankelijkheid en gezamenlijkheid! Dat gaf erg veel ruimte, dat we die aanname konden later varen; we hoefden geen ‘team’ meer te zijn. Dat idee zette ons echt vast. Toen die ruimte er was kwamen we op een heel interessant gesprek, en inmiddels leuk traject voor teamontwikkeling: waar in ons werk en producten/diensten zou meer of minder gezamenlijkheid bijdragen aan betere en efficiëntere dienstverlening en meer plezier? Dat is wel weer taai op een andere manier, want dan komen we ook aan onze eigen verworven vrijheid en persoonlijke belangen 🙂 Maar goed, daar kunnen we nu wel makkelijker naar kijken en over praten. (Teamlid Personeel en Organisatie (P&O)).