5 tips voor betere jaarplansessies

Na een paar jaarplansessies bij opdrachtgevers de afgelopen tijd vielen me een paar zaken op, die resultaat opleverden.

Hier de 5 opvallendste zaken:

1. De versneller: stevige missie, heldere vak- en toekomstvisie, duidelijke strategieTeams die visie, missie en strategie helder voelen en doorleven gaan vlotjes door het jaarplanproces. Hierop investeren als eerste stap, versnelt enorm verderop.

2. Een olifant in de kamer trekt alle energie weg
In de jaarplansessies gaat de aandacht van het MT onbewust naar wat anders. Iets dat in de onderstroom veel belangrijker is dan dat jaarplan. Er is bijvoorbeeld een MT lid dat in een functioneringstraject zit, twee teamleden hebben mot of er zijn ingrijpende gebeurtenissen die spelen. Benoem die olifant bewust aan de voorkant; hoe ongemakkelijk ook. Geef hem een plek. Anders neemt die alle ruimte in.

3. Te veel, te veel, nog steeds te veel
Het is een chronische menselijke hebbelijkheid. Iedereen heeft ideeën en wensen bij de toekomst en we willen alles ruimte geven. Zeker als je als MT lid vanuit het team dat je aanstuurt de ideeën en plannen ophaalt bij team dat je aanstuurt. Alles bij elkaar van die teams worden het lijsten en excellen vol. Niet te bespreken en onhaalbaar in de uitvoering.

Druk als MT lid het team dat je aanstuurt bij het ophalen ook wat terug: ‘welke maximaal X dingen willen we volgend jaar graag veranderen/bereiken?’. Test ze op voorhand stevig aan de organisatievisie, missie, strategie: hoe draagt dit echt bij?

4. Verlangens naar de toekomst zijn onderbelicht: weg gratis brandstof
Goede of slechte plannen bestaan niet. Bezielde en onbezielde wel. Zorg dat je vanuit gevoeld verlangen en overtuiging de plannen maakt en onderling verdeeld voor volgend jaar. Verlangen is gratis brandstof die leidt tot creativiteit, actie en toewijding. Zoek het met elkaar op, wakker het aan en laat het voor je werken.

5. Te weinig onderscheid tussen ‘going concern/run’ en ‘change’
In een jaarplan zit altijd ‘going concern/run’ en ‘change’. ‘Going concern/run’ is je operatie, waar je doelen en resultaten hebt. Je doorlopende activiteiten voor klanten. ‘Change’ gaat over veranderingen. Eenmalige ingrepen die moeten leiden tot een wijziging in de ‘going concern/run’. Alleen grote / overstijgende dingen horen op de MT tafel. Een innovatie, nieuw product, fusie / integratie, overname, afstoten activiteit, koerswijziging implementeren, ketensamenwerking, reorganisatie.

Scheid deze twee scherp. En bepaal voor allebei:
– Welke doelen/resultaten streven we na?
– Welke capaciteit is nodig aan middelen, mensen, tijd, expertise, etc?
– Hoe organiseren we de ‘changes’? Via programma/projectmanagament, extra taken MT leden / portefeuilles, teamverantwoordelijkheid, externe/interne hulp?
– Hoe sturen we op voortgang, kwaliteit en resultaten?
– Apart sturen op ‘going concern’ en ‘change’, bijvoorbeeld in verschillende MT-vergaderingen, is doorslaggevend. Anders gaat alles door elkaar lopen.

Effectieve en rake jaarplansessies

Hopelijk helpen deze tips je jaarplanproces nog beter te maken! En denk je nu, die hebben we al gehad, dus dat kan niet meer. Heel november en december is nog de tijd om er vervolg aan te geven.